시간 관리가 어려운 이유와 해결 방법 (자기계발 팁)

시간은 모두에게 공평하게 주어진 한정된 자원입니다. 하루에 24시간이라는 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 우리의 삶의 질과 성취도는 달라지게 됩니다. 그러나 많은 사람들이 시간 관리에 어려움을 겪고 있습니다. 시간 관리가 어려운 이유는 무엇일까요? 이를 해결하고 시간 관리를 잘하는 방법은 무엇일지 오늘 포스팅에서 알아봅니다.
 
 

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시간 관리의 어려움과 해결 방안

 

시간 관리가 어려운 이유

 
목표가 명확하지 않거나 현실적이지 않은 경우: 우리는 시간을 관리하는 목적이 무엇인지, 어떤 결과를 원하는지 명확하게 정의해야 합니다. 그렇지 않으면 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 방향성을 잃게 됩니다. 또한 목표가 현실적이지 않거나 너무 많은 경우, 시간을 적절하게 배분하거나 우선순위를 정하기 어렵습니다.
 
계획이 없거나 지키지 못하는 경우: 시간 관리는 계획과 실행의 과정입니다. 우리는 하루, 일주일, 한 달 등 단위별로 할 일 목록을 작성하고, 각 작업에 소요되는 시간과 중요도를 고려하여 스케줄을 세워야 합니다. 그러나 많은 사람들이 계획을 세우지 않거나, 계획을 지키지 못하거나, 융통성 없이 고정된 계획에 얽매이는 경우가 있습니다.
 
방해 요소가 많거나 제어하지 못하는 경우: 우리는 업무를 수행하는 동안 다양한 방해 요소에 직면합니다. 예를 들어, 휴대폰, SNS, TV, 친구, 가족 등이 있습니다. 이러한 방해 요소들은 우리의 집중력과 생산성을 저하시키고, 업무의 흐름을 깨뜨립니다. 따라서 우리는 방해 요소를 최소화하거나 제어할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.
 
자신의 에너지와 효율성을 파악하지 못하는 경우: 우리는 하루 중 특정 시간대에 에너지와 효율성이 높아지고 낮아지는 패턴을 가지고 있습니다. 아침형 인간은 아침에 에너지가 가장 높고 저녁에 가장 낮아집니다. 반대로 저녁형 인간은 저녁에 에너지가 가장 높고 아침에 가장 낮아집니다. 따라서 우리는 자신의 에너지와 효율성이 높은 시간대를 파악하고, 그에 맞춰 중요하고 어려운 업무를 배정해야 합니다. 또한 적절한 휴식과 운동을 통해 에너지와 효율성을 유지하거나 향상시킬 수 있습니다.

자신의 습관과 태도를 개선하지 못하는 경우: 우리는 때때로 의도적이든 무의식적이든 시간을 낭비하는 습관과 태도를 보일 수 있습니다. 예를 들어, 업무를 미루거나, 완벽주의에 빠지거나, 쉽게 짜증내거나, 부정적으로 생각하거나 등이 있습니다. 이러한 습관과 태도는 우리의 시간 관리 능력을 저해하고, 스트레스와 불만을 증가시킵니다. 따라서 우리는 자신의 습관과 태도를 인식하고 개선할 필요가 있습니다.
 
 

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시간 관리를 잘하는 방법

 

목표를 명확하고 현실적으로 설정하기: 시간 관리의 첫 단계는 목표를 설정하는 것입니다. 우리는 단기적이고 구체적인 목표와 장기적이고 추상적인 목표를 모두 가질 수 있습니다. 당일에 할 일 목록을 작성하는 것은 단기적이고 구체적인 목표이고, 연말까지 프로젝트를 완료하는 것은 장기적이고 추상적인 목표입니다. 목표를 설정할 때는 SMART 기준을 활용해보세요. SMART 기준은 구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 도달 가능(Achievable), 관련성(Relevant), 시간 제한(Time-bound)을 의미합니다.
 
단순히 돈을 많이 벌겠다는 목표는 SMART 기준에 부합하지 않습니다. 이 목표는 구체적이거나 측정 가능하지 않으며, 도달이 가능한지도 확실하지 않으며, 시간 제한도 없습니다. 반면, 올해 12월까지 100만원의 저축을 한다는 목표는 SMART 기준에 부합합니다. 이 목표는 구체적이고 측정이 가능하며, 도달이 가능하며, 시간적으로도 제한이 있는 목표입니다.

계획을 세우고 지키기: 목표를 설정한 후에는 계획을 세워야 합니다. 계획은 목표를 달성하기 위한 구체적인 행동들을 포함해야 합니다. 예를 들어, 100만원의 저축을 하기 위해서는 매달 얼마를 저축할 것인지, 어떤 비용을 줄일 것인지, 어떤 수입을 늘릴 것인지 등을 계획에 포함시켜야 합니다. 계획을 세울 때는 다음과 같은 사항들을 고려해보세요.

일의 우선순위를 정하기: 일의 중요도와 긴급도에 따라 우선순위를 정해야 합니다. 가장 중요하고 긴급한 일부터 처리하고, 그 다음으로 중요하지만 급하지 않은 일을 처리하고, 그 다음으로 긴급하지만 중요하지 않은 일을 처리하고, 마지막으로 중요하지도 긴급하지도 않은 일을 처리하세요.
 
예를 들어, 오늘 마감이 필요한 일은 가장 중요하고 긴급한 일이므로 첫 번째로 처리해야 합니다. 다음 주에 시작할 일은 중요하지만 급하지 않은 일이므로 두 번째로 처리해야 합니다. 퇴근 후에 영화를 보러 가는 것은 크게 중요하지도 긴급하지도 않은 일이므로 마지막으로 처리해야 합니다.
 
작업을 세분화하기: 큰 작업을 더 작고 구체적인 단위로 나누면 시간 추정이 쉬워집니다. 큰 작업을 작은 작업으로 나누고, 각각에 필요한 시간을 추정할 수 있습니다.

여유 시간을 두기: 예상치 못한 상황이 발생할 수 있으므로, 여유 시간을 두어야 합니다. 어떤 일을 하는 데에 3시간이 필요하다고 추정했다면, 실제로는 4시간 정도를 할당하는 것이 좋습니다.
 
스케줄을 작성하고 지키기: 계획을 세운 후에는 스케줄을 작성해야 합니다. 스케줄은 하루나 일주일 단위로 각 작업에 할당된 시간과 순서를 표시한 것입니다. 스케줄을 작성할 때는 다음과 같은 사항들을 고려해보세요.

캘린더나 다이어리를 활용하기: 스케줄을 작성하고 관리하기 위해서는 캘린더나 다이어리와 같은 도구를 활용하는 것이 좋습니다. 캘린더나 다이어리는 종이나 디지털 형태로 사용할 수 있습니다. 캘린더나 다이어리를 사용하면 스케줄을 한 눈에 파악하고, 변경할 수 있습니다.

타임 블로킹 기법을 활용하기: 타임 블로킹 기법은 캘린더에서 특정 시간대를 차단하여 특정 작업을 수행하는 방법입니다. 타임 블로킹 기법을 활용하면 스케줄을 효과적으로 관리하고, 방해 요소를 최소화하고, 집중력을 높일 수 있습니다.

융통성을 가지기: 스케줄은 계획이지만 현실은 예측할 수 없습니다. 때때로 예상치 못한 상황이 발생하여 스케줄이 변경되거나 지연될 수 있습니다. 이런 경우에는 융통성을 가지고 스케줄을 조정하거나 재배정해야 합니다. 어떠한 일에 생각보다 더 많은 시간이 걸렸다면, 다른 작업의 시간을 줄이거나 다른 날로 옮기는 등의 방법으로 스케줄을 수정할 수 있습니다.

방해 요소를 최소화하거나 제어하기: 우리는 일을 하는 동안 다양한 방해 요소를 마주합니다. 이러한 방해 요소들은 우리의 시간 관리 능력을 저해하고, 스트레스와 불만을 증가시킵니다. 따라서 방해 요소를 최소화하거나 제어할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.
 
먼저 휴대폰은 가장 큰 방해 요소 중 하나입니다. 휴대폰 알림, SNS, 게임 등은 우리의 집중력과 생산성을 저하시키고, 업무의 흐름을 깨뜨립니다. 따라서 업무 시간 동안에는 휴대폰의 전원을 끄거나 잘 닿지 않는 곳에 두어야 합니다. 만약 휴대폰이 꼭 필요하다면, 필요한 알림만 켜두거나 특정 시간에만 확인할 수 있도록 하세요. 휴대폰의 전원을 끄거나 서랍 속에 넣어두고, 만약 휴대폰이 꼭 필요하다면 긴급한 전화나 메시지만 받을 수 있도록 설정하거나, 한 시간에 한 번씩만 확인할 수 있도록 알람을 설정하세요.
 
또한 우리는 컴퓨터와 인터넷에 의존해서 업무를 보는 경우가 많습니다. 하지만 페이스북이나 유튜브 등 주의력을 흐리는 웹사이트가 배경에 있다면, 업무 능력에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 따라서 업무와 관련 없는 브라우저나 탭은 닫아두거나 차단하는 것이 좋습니다. 일에 집중해야 하는 경우, 페이스북이나 유튜브와 같은 웹사이트에 접속하지 못하도록 차단하는 앱이나 확장 프로그램을 사용해보세요.

자신의 에너지와 효율성을 파악하고 활용하기: 우리는 하루 중 특정 시간대에 에너지와 효율성이 높아지고 낮아지는 패턴을 가지고 있습니다. 따라서 우리는 자신의 에너지와 효율성이 높은 시간대를 파악하고, 그에 맞춰 중요한 업무를 배정해야 합니다.
 
적절한 휴식과 운동을 하기: 우리는 업무를 수행하는 동안 적절한 휴식과 운동을 통해 에너지와 효율성을 유지하거나 향상시킬 수 있습니다. 예를 들어, 포모도로 기법과 같은 시간 관리 전략을 활용하여 25분간 일하고 5분간 휴식을 취하는 것이 좋습니다. 휴식 시간에는 몸을 움직이거나 간식을 먹거나 명상을 하는 등의 활동을 해보세요. 하루에 최소 30분 이상의 유산소 운동을 하는 것도 에너지와 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다. 아침에 간단한 조깅을 하거나 점심시간에 걷거나 오후에 자전거를 타보세요.
 
자신의 습관과 태도를 개선하기: 우리는 때때로 의도적이든 무의식적이든 시간을 낭비하는 습관과 태도를 보일 수 있습니다. 예를 들어, 업무를 미루거나, 완벽주의에 빠지거나, 쉽게 짜증내거나, 부정적으로 생각하거나 등이 있습니다. 이러한 습관과 태도는 우리의 시간 관리 능력을 저해하고, 스트레스와 불만을 증가시킵니다. 따라서 우리는 자신의 습관과 태도를 인식하고 개선할 필요가 있습니다.

미루지 않고 바로 시작하기: 우리는 때때로 일을 미루는 경향이 있습니다. 이는 일이 어렵거나 지루하거나 재미없거나 부담스럽거나 등의 이유로 인해 발생할 수 있습니다. 하지만 일을 미루면 미룰수록 일은 쌓이고 스트레스가 증가하게 됩니다. 따라서 우리는 일을 미루지 않고 바로 시작하는 습관을 들여야 합니다. 일을 시작하기 전에 작은 목표를 세우고, 확실한 보상을 정하고, 작업 환경을 개선하고, 동기부여를 하는 등의 방법을 활용해보세요.
 
완벽주의에서 벗어나기: 우리는 때때로 완벽주의에 빠질 수 있습니다. 이는 일에에 대한 기준이 너무 높고 비현실적이거나 스스로에게 너무 엄격하거나 하는 이유로 인해 발생할 수 있습니다. 하지만 완벽주의는 우리의 시간 관리 능력을 저해하고, 스트레스와 불만을 증가시킵니다. 따라서 우리는 완벽주의에서 벗어나야 합니다. 업무에 대한 기준을 현실적으로 낮추고, 오류를 인정하고 피드백을 받아들이는 것이 중요합니다.
 
 

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오늘은 시간 관리가 어려운 이유와 해결 방법에 대해 알아보았습니다. 마지막으로 가장 중요한 것은 긍정적으로 생각하고 표현하는 것입니다.우리는 때때로 부정적으로 생각하고 표현하는 경향이 있습니다. 일에 대한 자신감이 부족하거나, 실패에 대한 공포가 있거나 또는 비판에 대한 거부감이 있는 경우 발생할 수 있는데, 부정적인 생각과 표현은 우리의 시간 관리 능력을 저해하고, 스트레스와 불만을 증가시킬 뿐입니다.

 

오늘 알아본 내용들을 통해 우리는 긍정적으로 생각하고 표현하는 습관을 들여야 합니다. 일에 대한 장점과 가능성을 찾고, 자신에게 칭찬과 격려를 해주고, 감사와 존중의 마음을 가지며 긍정적으로 자신을 바꿔 시간을 효율적으로 관리해보세요.